Leestijd: 2 minuten
Taakgericht werken wint aan populariteit bij de lokale overheid. Deze werkwijze verhoogt namelijk de efficiëntie, waardoor de klant sneller duidelijkheid heeft over zijn of haar financiële situatie. Hoe pas je taakgericht werken succesvol toe?
Zaakgericht werken is momenteel de norm onder Nederlandse gemeenten. In deze procesgeoriënteerde manier van werken is meestal één consulent verantwoordelijk voor de volledige behandeling van een zaak. Dit heeft als voordelen dat de medewerker controle behoudt over de uitvoering en beschikt over een totaaloverzicht.
De interesse van de gemeentemarkt in taakgericht werken neemt merkbaar toe. Bij deze uitvoeringsvariant is de zaak opgesplitst in verschillende taken. Deze taken worden vervolgens weer verdeeld onder de teamleden, waardoor er meerdere consulenten aan één zaak werken. Dit resulteert in een verhoogde efficiëntie, waardoor de burger bijvoorbeeld sneller duidelijkheid krijgt over de rechtmatigheid van de aanvraag.
Waar moet je op letten bij het toepassen van deze werkwijze? In dit artikel lees je over vier aandachtspunten.
Segmenteer de taken én consulenten
Maak een onderscheid tussen eenvoudige en complexe taken. Deel vervolgens jouw team op in teamleden die de eenvoudige taken oppakken en teamleden die de complexe taken uitvoeren. Deze verdeling kan worden gemaakt op basis van de benodigde vaardigheden en competenties voor het uitvoeren van een eenvoudige taak en voor een complexe taak.
Op deze manier zet je jouw teamleden in op hun kracht (lees: meer werkplezier), faciliteer je een steile leercurve én verhoog je de efficiëntie.
Dashboard
Creëer een overzicht van de openstaande taken. Bij zaakgericht werken heeft de consulent de verantwoordelijkheid voor en het overzicht van de gehele zaak. Bij taakgericht werken zijn meerdere consulenten verantwoordelijk voor de uitvoering van een zaak. Daarom is het belangrijk dat de opvolging van verschillende taken soepel verloopt.
Toewijzen van taken
Wijs taken toe aan de consulent die op dat moment de minste werklast ervaart. Nadat het team is onderverdeeld in medewerkers die eenvoudige en complexe taken oppakken, kan de beschikbare capaciteit onder deze medewerkers leidend zijn bij het toewijzen van taken.
Instrueren van taken
Zorg dat de taken duidelijk omkaderd zijn. Als je jouw consulenten taken geeft moeten zij weten wat er van ze wordt. Zo kunnen zij op een efficiënte wijze hun doel bereiken zonder dat de taak vragen oproept.
