Leestijd: 2 minuten
Een effectieve en efficiënte dienst Werk & Inkomen, daar streef je als gemeente naar. Het digitaliseren en automatiseren van handmatige processen kan een stap in de goede richting zijn. Waarop te letten bij de ontwikkeling en het beheer van een digitale oplossing?
Een gemeente voert taken uit die direct van belang zijn voor haar inwoners. Of het ontwikkelen en beheren van digitale oplossingen een kerntaak is, verschilt per gemeente. Aan welke taken kent de gemeente-budget en mankracht toe?
Deze strategische keuze wordt onder andere beïnvloed door het aantal inwoners en de grootte van de gemeentelijke organisatie. De gemeente kan ervoor kiezen om de digitale oplossing zelf te ontwikkelen en beheren, maar kan deze taken ook (gedeeltelijk) uitbesteden. Ongeacht deze keuze, zijn er een aantal punten waarmee de gemeente kan rekening houden.
Ontkoppeld
Ontkoppel en standaardiseer de systemen, zoals ook wordt gepropageerd door de Common Ground principes. Dit geeft een gemeente meer flexibiliteit in de keuze van een eventuele leverancier. Daarnaast kan sneller worden ingespeeld op veranderende wetgeving en eisen in het kader van security en privacy.
Op een dergelijk systeem kunnen (in ontwikkeling zijnde) landelijke gegevensbronnen eenvoudig worden aangesloten middels API’s. Individuele elementen hiervan zijn makkelijk aanpasbaar en uitwisselbaar.
Product backlog
Identificeer gebruikerseisen, wijzigingen en uitbreidingen voor de digitale oplossing. Ken vervolgens aan elk item op deze product backlog een waarde toe die het vertegenwoordigt voor de operatie. Breng vervolgens in kaart hoeveel werk elk item kost. Op deze manier breng je prioriteit aan in de ontwikkeling van de digitale oplossing.
Veiligheid
Zorg voor een veiligheidsprotocol. Hierin staat onder andere beschreven hoe de computers en servers op een veilige manier onderhouden worden. En hoe de gemeente handelt als hackers alsnog toegang weten te verschaffen tot de systemen.
Besteed je de ontwikkeling en/of het beheer van de digitale oplossing uit? Voer een risico-analyse uit op het vlak van privacy, compliance en security. Denk bijvoorbeeld na over welke gegevens je wilt delen met deze leverancier. Want als gegevensverantwoordelijke ben je volgens de AVG eindverantwoordelijk voor de persoonsgegevens die verwerkt worden.
Aspecten die hierbij van belang zijn, zijn onder andere:
- Of de leverancier de oplossing zelf ontwikkelt of deze uitbesteedt;
- Of de servers van deze partij in Nederland of in het buitenland staan;
- Of de leverancier beschikt over ISO- en NEN-certificeringen.
